Cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy nhanh nhất không phải ai cũng biết

Trộn nhiều thứ trong cùng một trang giấy là tính năng cực hữu ích của Microsoft Word. Người dùng có thể sử dụng tính năng này để tạo cùng lúc nhiều thư có cùng nội dung nhưng khác ở một vài chi tiết nhất định. Nhờ đó, việc soạn thảo văn bản, in ấn sẽ nhanh chóng và tiết kiệm giấy hơn rất nhiều. Trong phạm vi bài viết sau, https://animaxunplugged.com xin chia sẻ cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy bằng Microsoft Word, mời bạn tham khảo nhé!

Chức năng trộn thư là gì?

Trước khi đi vào chi tiết cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, chúng ta hãy cùng nhìn qua đôi nét về chức năng trộn thư này. Trộn thư hay còn gọi là Mail Merge-là một trong những chức năng soạn thảo văn bản trong Microsoft Word.

Cụ thể, chức năng Mail Merge thường được sử dụng khi soạn thảo thư mời, hợp đồng, tem phiếu,…những loại văn bản có cùng một nội dung chính và khác nhau ở một số vị trí thông tin chi tiết. Chẳng hạn như họ tên, địa chỉ, chức vụ,…

Dựa vào đặc điểm này, để sử dụng Mail Merge trước hết chúng ta cần chuẩn bị sẵn phần nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu cho từng vị trí tùy biến. Nguồn dữ liệu thường được trình bày dưới dạng danh sách trong Microsoft Outlook, bảng tính Excel, một table trong Word hay bất kỳ văn bản nào có cấu trúc phân loại rõ ràng.

Để dễ hình dung, Animaxunplugged sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể như sau. Ta có một danh sách Quân nhân cần làm sổ khám bệnh được lưu dưới dạng bảng tính Excel. Yêu cầu từ nguồn dữ liệu này, chúng ta nhập thông tin vào file Word để in sổ khám sức khỏe. Nếu nhập thủ công từng Họ tên, cấp bậc,…sẽ tốn rất nhiều thời gian công sức. Do đó, chúng ta cần sử dụng tính năng trộn thư để thực hiện yêu cầu này một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Hướng dẫn cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy

Để bắt đầu thực hiện cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, ta tiến hành từng bước theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu

Để quá trình trộn thư không bị lỗi, bạn cần đảm bảo phần tiêu đề trên cũng của bảng dữ liệu phải khớp với thông tin cần nhập bên file Word. Nếu phía trên bảng dữ liệu có phần nội dung không liên quan, chúng ta cần thực hiện thao tác xóa bỏ phần đó đi

Bước 2: Chuẩn bị phần nội dung file Word

Như đã giới thiệu ở trên, chúng ta có thể thấy phần nội dung cần thực hiện là Sổ khám sức khỏe với các mục Họ tên, Cấp bậc, Chức vụ, Đơn vị, Nhóm máu. Tuy nhiên kích thước nhỏ như vậy để in trên nền khổ giấy A4 sẽ gây lãng phí rất lớn. Do đó, chúng ta cần thực hiện thêm một bước điều chỉnh sao cho mỗi trang giấy A4 sẽ có ít nhất từ 4-8 nội dung tương tự.

Lưu ý, việc điều chỉnh này sẽ tùy thuộc vào kích thước, độ dài của văn bản. Nếu văn bản của bạn là hợp đồng, thư mời nhận việc,…bạn có thể bỏ qua bước này và thực hiện tiếp hướng dẫn cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy bên dưới.

Để thực hiện nhân nhiều nội dung cùng lúc, bạn copy phần nội dung này > vào thẻ Mailing > Start Mail Merge > chọn mục Labels > nhấn chọn nút New Label. Xuất hiện cửa sổ Label Detail, bạn thiết lập các thông số theo hình dưới đây và chọn OK

Tiếp theo, bạn dán phần nội dung đã copy ban đầu vào ô nhãn đầu tiên > nhấn chọn nút Update Labels trong thẻ Mailing để tiến hành nhân nhiều nhãn khác có nội dung giống nhau trên cùng trang giấy.

Bước 3: Tiến hành liên kết thông tin từ bảng dữ liệu sang nội dung văn bản.

Cũng trong thẻ Mailing, bạn chọn Select Recipients > chọn Use Existing List > Chọn file Excel chứa bảng dữ liệu chúng ta cần liên kết

Tiếp theo tại vị trí cần điền thông tin trên nhãn đầu tiên của file Word, bạn chọn Insert Merge Field và chọn phần nội dung tương ứng ( Ví dụ Họ và tên)

Bạn thực hiện tương tự cho các thông tin bên dưới. Sau khi chọn xong cho nhãn đầu tiên, bạn  cũng nhấn vào nút Update Labels để nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo một cách nhanh chóng mà không phải lặp lại các thao tác như trên.

Cuối cùng, để kiểm tra kết quả, ta nhấn vào nút Preview Results. Nếu thực hiện theo đúng hướng dẫn  cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy như trên, bạn sẽ thấy ở mỗi mục của từng nhãn sẽ hiển thị các thông tin tương ứng với bảng dữ liệu và không hề bị trùng lặp.

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!

Như vậy, Animaxunplugged.com vừa hướng dẫn xong cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy. Hy vọng với các  thao tác đơn giản như trên sẽ giúp ích cho việc soạn thảo văn bản của bạn được nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn thành công!