Cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy nhanh nhất không phải ai cũng biết

  • admin September 9, 2020
Trộn nhiều thư trên 1 trang giấy A4 từ bảng Excel, Word 2007, 2010, 2013

Trộn nhiều thứ trong cùng một trang giấy là tính năng cực hữu ích của Microsoft Word. Người dùng có thể sử dụng tính năng này để tạo cùng lúc nhiều thư có cùng nội dung nhưng khác ở một vài chi tiết nhất định. Nhờ đó, việc soạn thảo văn bản, in ấn sẽ nhanh chóng và tiết kiệm giấy hơn rất nhiều. Trong phạm vi bài viết sau, https://animaxunplugged.com xin chia sẻ cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy bằng Microsoft Word, mời bạn tham khảo nhé!

Chức năng trộn thư là gì?

Trước khi đi vào chi tiết cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, chúng ta hãy cùng nhìn qua đôi nét về chức năng trộn thư này. Trộn thư hay còn gọi là Mail Merge-là một trong những chức năng soạn thảo văn bản trong Microsoft Word.

Cụ thể, chức năng Mail Merge thường được sử dụng khi soạn thảo thư mời, hợp đồng, tem phiếu,…những loại văn bản có cùng một nội dung chính và khác nhau ở một số vị trí thông tin chi tiết. Chẳng hạn như họ tên, địa chỉ, chức vụ,…

Dựa vào đặc điểm này, để sử dụng Mail Merge trước hết chúng ta cần chuẩn bị sẵn phần nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu cho từng vị trí tùy biến. Nguồn dữ liệu thường được trình bày dưới dạng danh sách trong Microsoft Outlook, bảng tính Excel, một table trong Word hay bất kỳ văn bản nào có cấu trúc phân loại rõ ràng.

Để dễ hình dung, Animaxunplugged sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể như sau. Ta có một danh sách Quân nhân cần làm sổ khám bệnh được lưu dưới dạng bảng tính Excel. Yêu cầu từ nguồn dữ liệu này, chúng ta nhập thông tin vào file Word để in sổ khám sức khỏe. Nếu nhập thủ công từng Họ tên, cấp bậc,…sẽ tốn rất nhiều thời gian công sức. Do đó, chúng ta cần sử dụng tính năng trộn thư để thực hiện yêu cầu này một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Yêu cầu nhập thông tin từ bảng dữ liệu Excel có sẵn sang Word

Yêu cầu nhập thông tin từ bảng dữ liệu Excel có sẵn sang Word

Hướng dẫn cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy

Để bắt đầu thực hiện cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy, ta tiến hành từng bước theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu

Để quá trình trộn thư không bị lỗi, bạn cần đảm bảo phần tiêu đề trên cũng của bảng dữ liệu phải khớp với thông tin cần nhập bên file Word. Nếu phía trên bảng dữ liệu có phần nội dung không liên quan, chúng ta cần thực hiện thao tác xóa bỏ phần đó đi

Xóa bỏ phần tiêu đề không cần thiết trên đầu

Xóa bỏ phần tiêu đề không cần thiết trên đầu

Bước 2: Chuẩn bị phần nội dung file Word

Như đã giới thiệu ở trên, chúng ta có thể thấy phần nội dung cần thực hiện là Sổ khám sức khỏe với các mục Họ tên, Cấp bậc, Chức vụ, Đơn vị, Nhóm máu. Tuy nhiên kích thước nhỏ như vậy để in trên nền khổ giấy A4 sẽ gây lãng phí rất lớn. Do đó, chúng ta cần thực hiện thêm một bước điều chỉnh sao cho mỗi trang giấy A4 sẽ có ít nhất từ 4-8 nội dung tương tự.

Lưu ý, việc điều chỉnh này sẽ tùy thuộc vào kích thước, độ dài của văn bản. Nếu văn bản của bạn là hợp đồng, thư mời nhận việc,…bạn có thể bỏ qua bước này và thực hiện tiếp hướng dẫn cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy bên dưới.

Để thực hiện nhân nhiều nội dung cùng lúc, bạn copy phần nội dung này > vào thẻ Mailing > Start Mail Merge > chọn mục Labels > nhấn chọn nút New Label. Xuất hiện cửa sổ Label Detail, bạn thiết lập các thông số theo hình dưới đây và chọn OK

Thiết lập các thông số

Thiết lập các thông số

Tiếp theo, bạn dán phần nội dung đã copy ban đầu vào ô nhãn đầu tiên > nhấn chọn nút Update Labels trong thẻ Mailing để tiến hành nhân nhiều nhãn khác có nội dung giống nhau trên cùng trang giấy.

Chọn nút Update Labels để nhân thêm nhiều nhãn khác cùng nội dung

Chọn nút Update Labels để nhân thêm nhiều nhãn khác cùng nội dung

Bước 3: Tiến hành liên kết thông tin từ bảng dữ liệu sang nội dung văn bản.

Cũng trong thẻ Mailing, bạn chọn Select Recipients > chọn Use Existing List > Chọn file Excel chứa bảng dữ liệu chúng ta cần liên kết

Chọn Select Recipients >  Use Existing List

Chọn Select Recipients >  Use Existing List

Tiếp theo tại vị trí cần điền thông tin trên nhãn đầu tiên của file Word, bạn chọn Insert Merge Field và chọn phần nội dung tương ứng ( Ví dụ Họ và tên)

Tiến hành liên kết từng nội dung cho nhãn đầu tiên

Tiến hành liên kết từng nội dung cho nhãn đầu tiên

Bạn thực hiện tương tự cho các thông tin bên dưới. Sau khi chọn xong cho nhãn đầu tiên, bạn  cũng nhấn vào nút Update Labels để nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo một cách nhanh chóng mà không phải lặp lại các thao tác như trên.

Chọn nút Update Labels để nhân thêm nội dung cho các nhãn tiếp theo

Chọn nút Update Labels để nhân thêm nội dung cho các nhãn tiếp theo

Cuối cùng, để kiểm tra kết quả, ta nhấn vào nút Preview Results. Nếu thực hiện theo đúng hướng dẫn  cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy như trên, bạn sẽ thấy ở mỗi mục của từng nhãn sẽ hiển thị các thông tin tương ứng với bảng dữ liệu và không hề bị trùng lặp.

Xem lại kết quả sau khi thực hiện xong  cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy

Xem lại kết quả sau khi thực hiện xong  cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!

Như vậy, Animaxunplugged.com vừa hướng dẫn xong cách trộn 2 thư trong 1 trang giấy. Hy vọng với các  thao tác đơn giản như trên sẽ giúp ích cho việc soạn thảo văn bản của bạn được nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn thành công!

  • Cảm ơn bạn ĐỨC HUY .Bạn cho mình hỏi mình chia đc nhưng không có viền ngoài cùng phải làm sao đay

    Hien Ma May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Cảm ơn thầy nhiều rất hữu ích

    Phuc Hong May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Rất hữu ích đấy ạ👍👍👍👍

    Ái Ny May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Em tạo cho 16 người nhưng nó chỉ hiện ra 8 người là sao ạ .giúp e với

    Giang Nguyễn May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Khi chạy nó bị trùng là sao ạ?

    Linh Pham May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • rất hay, hữu ích, cảm ơn anh.

    Minh Nguyễn May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • mình vào cái này mà thiếu không thấy next recod thì không biết sai bước nào nhờ add chỉ dẫn ạ

    Nhung nguyễn May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • E tạo nhãn nhưng ko thấy đc đg đen ngăn cách giữa các nhãn ạ. Nên khi chèn hình vào rất khó canh cho nó bằng nhãn. Làm s để hiện những đg đó ad ạ

    Hoa Lan May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Cảm ơn nhiều. Video rất hữu ích

    hao phan May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • likeee mạnh

    tien trannhat May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • mình làm không đc 4 label trong trang a4 đó có tên lặp lại y chang nhau phải làm sao ????? lê đức huy 4 lần từ đầu xuống cuối
    mình thêm chữ bằng text box không đươc đó bạn

    Thanh Hoai Official May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Hay lắm ạ

    Áo Chống Nắng Nam May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Bạn cho mình hỏi khi chạy mail merge xong. VD: tổng cộng 10 biên bản. Đến bước in thì mail merge yêu cầu xác nhận in 10 lần. Có cách nào khi in mình chỉ bấm ok 1 lần sẽ hiểu in toàn bộ biên bản ko ?

    Huỳnh Minh trí May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Cho mình hỏi chút ! mình trộn 1 thư trên 3 trang mà sao ! chạy xong thì phần đầu thư này nó nhảy lên phần cuối thư trên

    Truong Phan May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • CẢM ƠN LÊ HUY ĐỨC RẤT HAY

    Hoa Đồng Nội May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • alo. sao mình làm theo chỉ có nhẩy 1 tên trong 1 trang nó ko có chộn. chỉ giúp

    Gia Khiêm May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • anh ơi cho em hỏi, tại sao lúc xem thử, word của em không hiện các vạch kẻ phân cách thành 8 ô trên 1 trang như anh?
    Em cảm ơn anh ạ

    xuân nguyễn May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • cho em hỏi làm như vậy xem kết quả nó cứ bị lặp lại nhiều thẻ (1 tên xuất hiện ở nhiều trang)

    T TN May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Mình muốn tạo 4 thư mời trên 1 trang nên chọn in ngang. Nhưng khi chỉnh thì báo là ko đủ kích thước trang? Bị lỗi thế nào a?

    Chinh Trịnh May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Cám ơm bạn rất nhiều

    anh dinh the May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Anh ơi có làm được như vậy trên giấy A5 với phiếu thu và phiếu chi không ạ?

    Lệ Hằng Ngô May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • hay

    bich hai nguyen May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • bạn ơi sao minh làmxong thì tren 1 trang 8 thu đều cùng 1 tên

    Hoài Nam Ngô May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Hay quá, cảm ơn anh!

    Dieu Quynh Phan Thi May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • TUYỆT VỜI ĐÚNG THỨ E ĐANG TÌM. CẢM ƠN A

    Ythk Giang May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • XIN HOI TRON XONG MAT HANG 3-6-9-12…..LA SAO ADD OI

    Loc GiaBao May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Em nhấn ok xong thì chỉ ra bảng thôi, không hiện ra chữ, vậy phải làm thế nào ạ?

    Dung Nguyễn May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • em đã trộn được thư nhưng sao không in ra được vậy

    Luyen ha thi May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • A ơi cho e hỏi e thiết lập 4 thư trên 1 trang nhưng sau khi xem kết quả thì hiển thị có 1 tên à

    dung nguyễn May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • có thể làm trên nhiều tờ 1 lần được không anh

    Phúc Huỳnh GK May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Cám ơn tác giả

    Hoang An 1711 May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • mãi thì cũng tìm ra hehe

    the vanthu May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • cảm ơn anh! em dùng word 2010 sau khi em chèn khung rồi nhưng không hiện chữ ra được anh. không có chữ abc để hiện chữ chỉ có khung thôi .làm thế nào hả anh?

    the vanthu May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Không cần xóa 2 dòng đầu tiên trong bảng tính. Trong quá trình trộn thư, ta vào edit recieptions, bỏ tích 3 dòng đầu là được! Như vậy bảng sẽ vẫn được giữ nguyên định dạng.

    Jun Rin Ry May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Cảm ơn anh rất hay!!!

    Hữu Tuấn Nguyễn May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • mail merge có thêm điều kiện thì lm tn ạ? ví dụ: nếu tổng điểm lớn hoặc bằng 5 thì ghi là Đạt, ngược lại ghi là Không đạt.

    cúc thúy May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • thầy ơi, cho em hỏi khi em nhấn preview pesults nó chỉ hiện ra một tên vậy thầy, trong khi đó danh sách lại có rất nhiều tên vậy thầy. Mong thầy phản hồi lại giùm em nhé.

    hiên nguyễn May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • hâm mộ anh đã lâu, em có 1 thứ cần nhờ thỳ làm thế nào ll đc với anh ạ

    ngo chinh May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • khi làm xong – muốn các số liệu trên File word có dấu chấm thập phân như excel thì làm sao thầy? (VD: 1.900.000 đ)

    forest huynh May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • ADD ơi cho e hỏi chút ạ, em muốn in biên lai thu tiền, mỗi label có 2 phần giống nhau, và em muốn in 1 trang a4 có 4 label sao cho 4 label đó là 4 khách hàng chứ không phải là 8 khách hàng vậy có làm được không ạ. em xin cám ơn

    CÁT BỤI May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • cảm ơn anh! em dùng word 2007 sau khi em chèn khung rồi nhưng không hiện chữ ra được anh. không có phần khung vuông trong nền trắng có chữ abc để hiện chữ .làm thế nào hả anh?

    Tùng Phạm May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • anh ơi tiêu đè bảng lương e có 11 chỉ tiêu , có tạo được không anh. E LÀM HOÀI MÀ NÓ CHỈ HIỆN RA 5 THUI
    HỌ VÀ TÊN NGÀY CÔNG TRONG KỲ NGÀY NGHỈ NGÀY CÔNG THỰC TẾ LƯƠNG TRONG THÁNG ĐiỆN PHẠT TỔNG TẠM Ứng HOÀNG ƯNG KỲ NÀY SỐ TẠM Ứng chuyển sang ký sau THỰC LÃNH

    Bui Xuan Lanh May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • cảm ơn a rất hay và dễ hiểu

    nguyen ngoan May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Trộn thư trong WPS Writer như nào vậy anh ? Em vô được Mailing nhưng ko tìm thấy Start Mail Merger….nên em không chi được 2 thư trên cùng một khổ A4.

    Ngọc Võ Thị Yến May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Anh ơi em làm xong không lưu được file word thì làm thế nào ạ?

    Oanh Phan May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Cảm ơn video của anh! Anh cho em hỏi thêm với ạ: Nếu em ấn Update Labels mà các label không hiện Next record thì phải làm ntn ạ?

    Phượng Bích May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • Cảm ơn anh đã dành thời gian hướng dẫn và chia sẻ những video này. Rất dễ hiểu và ý nghĩa ạ

    Nguyen Thao May 20, 2020 10:31 pm Reply
  • hay quá a, cảm ơn a rất nhìu

    thuy hien Nguyen May 20, 2020 10:31 pm Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *